Politische Gemeinde Uesslingen-Buch – von 0 auf Microsoft Office 365

Herausforderung

Als politische Gemeinde sind wir ein öffentlicher Dienstleister mit hohen Kundenansprüchen. Die jüngsten Hakerattacken auf öffentliche Verwaltungen bestätigen diesen Anspruch. Darüber hinaus waren für uns eine zuverlässige Erreichbarkeit und flexible Arbeitsorte von entscheidender Bedeutung, um uns vom klassischen Gemeindebild abheben zu können. Die Herausforderung Bei der Evaluierung eines geeigneten IT-Dienstleisters haben wir verschiedene Gespräche mit möglichen Dienstleistern geführt. Bei der COOQIE, hatten wir von beginn an einen guten Eindruck. Dies bestätigte sich auch während des Projekts und der Einführung der neuen Produkte.

Projektziele:

• Aufbau eines neuen, gesicherten Netzwerkes, welches die Integration in das obligatorische kantonale Netzwerk ermöglicht.
• Umstellung der Telefonanlage auf Internet-Telefonie (MS-Teams)
• Reorganisation des Ablagesystems und Migration geschäftsrelevanter Daten
• Homeoffice mit einwandfreier Zugänglichkeit auf sämtliche Verwaltungsprogramme

Phase 1

Anforderungsermittlung

Gemeinsam mit der Gemeinde Verwaltung führten wir eine detaillierte Bedarfsanalyse durch. Da bisher keine Microsoft Cloud Tools im Einsatz waren, lag unser Hauptaugenmerk darauf, die Arbeitsweise der Verwaltung zu analysieren und die spezifischen Bedürfnisse der Benutzer zu ermitteln. Dabei standen auch Aspekte wie Datenintegrität, Sicherheit und effizientes Gerätemanagement im Vordergrund. So konnten wir Empfehlungen für geeignete Lösungsimplementierungen ableiten.

Phase 2

Implementierung und Testphase

Im Mittelpunkt der Implementierungsphase stand der unterbrechungsfreie Betrieb der Gemeindeverwaltung. Parallel wurden neue Highspeed-Internetleitungen in Betrieb genommen, um sicherzustellen, dass es zu keiner Zeit zu Unterbrechungen im Betrieb kam. Der Microsoft-Tenant wurde parallel auf die individuellen Sonderanforderungen der Gemeindeverwaltung vor konfiguriert und ermöglichte so eine reibungslose Integration.

Phase 3

Vorbereitung der Anforderungen

Bei der Umsetzung stand vor allem ein reibungsloser Betrieb der Gemeindeverwaltung im Vordergrund. Da ein guter und ordentlicher Umgang mit öffentlichen Geldern die Leistungsfähigkeit der Gemeinde ist, muss dies auf eine Weise umgesetzt werden, die Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit anstrebt. Im Zuge dieser Massnahme stellte sich anhand einer Liste von Geräten sofort heraus, dass einige davon bereits veraltet und nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik sind. Diese Geräte wurden von der Gemeindeverwaltung neu angeschafft.
Während der Pilotphase wurde einem Pilotnutzer ein Testgerät zur Verfügung gestellt, um zu testen, ob es funktioniert und sich gut in den Alltag einfügt. Erst nach Freigabe und Funktionstest wurde ein Migrationstermin festgelegt. Alles wurde so geplant und umgesetzt, dass es zu keiner IT-bedingten Unterbrechung der Arbeit der Verwaltung kam.

Phase 4

Schulung der Benutzer und Ausstattung

Die Benutzerinnen und Benutzer der Gemeindeverwaltung wurden über mehrere Tage hinweg von den Technikern der COOQIE vor Ort begleitet. Dadurch konnten Fragen direkt und schnell beantwortet sowie eine reibungslose Eingewöhnung in die neuen Systeme sichergestellt werden.
Durch diese enge Betreuung konnte der Übergang effizient und benutzerfreundlich gestaltet werden, was massgeblich zur erfolgreichen Implementierung beigetragen hat.
Jeder Benutzer, der über eine eigene Arbeitsstation verfügt, war verpflichtet, an Schulungen teilzunehmen, um den Umgang mit den neuen Systemen sicherzustellen. Besonders im Fokus standen dabei die Security Awareness Schulung. Diese Schulungen finden nach Bedarf mehrmals jährlich statt und dienen dazu, das Bewusstsein für IT-Sicherheit, effizientes Arbeiten und den verantwortungsvollen Umgang mit Technologie nachhaltig zu stärken.